İLÇE İDARE ŞUBE BAŞKANLARI TOPLANTI TUTANAĞI

5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu'nun 40. Maddesi gereğince Kaymakamlık Toplantı Salonunda 20.10.2014 Pazartesi günü saat 11.00'de, İlçemiz Kaymakamı Cafer SARILI'nın Başkanlığında yapılan İlçe İdare Şube Başkanları toplantısı İlçemiz Kaymakamı Cafer SARILI'nın açılış konuşması ile başladı. Daha sonra kamu kurum ve kuruluşlarının kendi görev ve çalışma alanlarındaki kamu hizmeti, yatırım, proje iş ve işlemleri ile kurum istatistik ve envanterleri İlçe İdare Şube Başkanları tarafından sunuldu. Sunumların ardından Kaymakam Cafer SARILI, daire amirlerinin istek ve sıkıntılarını dinlemek için daire amirlerine söz vereceğini belirtti ve daire amirleri sırasıyla söz alarak konuşmalarını yaptılar. Yapılan konuşmalarda toplantıya katılan tüm daire amirleri, şu an itibariyle kayda değer önemli bir sıkıntılarının bulunmadığını, çalışmalarının kanunlar çerçevesinde yürütüldüğünü beyan ettiler.

İlçemiz Kaymakamı Cafer SARILI daire amirlerini dinledikten sonra aşağıda belirtilen hususların daire amirlerince yerine getirilmesi karara bağlanmıştır:

1-Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan personelin mesai saatlerine riayet etmeleri, bu yönde mesai takip formlarının her kurum tarafından tutulması ve takibinin daire amirlerince bizzat yapılması,

2- Devlet Memurlarının, kanun, tüzük ve yönetmeliklerin öngördüğü kılık ve kıyafet kurallarına uymak mecburiyetinde oldukları unutulmayıp, kurum amirlerince bu hususta gerekli gözetim ve denetim görevinin yerine getirilmesi,

3-Verilen emir ve talimatların kamu yararı gözetilerek gecikmeksizin, zamanında ve amacına uygun olarak yerine getirilmesi,

4-Kamu binalarının iç ve dış temizliklerinin günlük olarak yapılması,

5-Tasarruf tedbirlerine riayet edilerek enerji ve malzeme israfına sebebiyet verilmemesi,

6-Kamuya ait resmi araçların görevleri dışında başka işlerde kesinlikle kullanılmaması ve bu yönde gerekli takibin yapılması,

7-Tüm kurumların yapacakları resmi yazışmaların, resmi yazışma kurallarına uygun bir şekilde yapılması, yazışma kurulları ile ilgili olarak eğitim verilmesi,

8-Bayramlarda, Törenlerde ve Kabullerde devlet ciddiyetinin gösterilmesi ve devlet itibarının korunması için protokol kurallara uyularak hareket edilmesi,

9-Vatandaşlar tarafından verilen her türlü dilekçe ve başvuruların değerlendirilerek neticelerinin yasal süresi içinde bildirilmesi, özellikle şehit yakını ve gaziler, yaşlı, özürlü ve kimsesi olmayan vatandaşlarımızın resmi kurumlarla olan iş ve işlemlerine öncelik ve hız verilmesi,

10-Hizmetlerin aksamadan, süratle yürütülebilmesi açısından kamu kurum ve kuruluşları arasında uyum ve koordinasyonun sağlanması, saygı ve nezaket kurallarına riayet edilmesi, vatandaşa yönelik hizmetlerde insan haklarına riayet edilerek güler yüzlü, hızlı ve şeffaf hareket edilmesi,

11-Tüm kurumlarda sigara yasağına titizlikle uyulmasını, çalışan personelin ve kurumla ilgili işlem yapmak üzere gelen vatandaşların sigara yasağına uyup uymadıklarının sürekli kontrol edilmesi, yasağa aykırı hareket edenler hakkında gerekli idari ve yasal işlemin yapılması,

12-31.07.2009 tarih ve 27305 sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik Hükümlerinin tüm kurumlarca titizlikle yürütülmesi ve yapılan hizmetlerin takibinin yapılması,

13-Yapılacak olan yazışmalarında, yazışmasının konusu ve mahiyetine göre yasal mevzuatlara atıfta bulunulması ve yasal dayanaklarının yazılması, kamu kurum ve kuruluşlarının cevap yazılarının geç gelmemesi için gerekli tedbirlerin alınması, yazılara kesinlikle yazılı olarak cevap verilmesi, sözlü olarak bilgi verilmeye kalkışılmaması,

14-İlçe Kaymakamının Başkanlığında yapılacak her türlü toplantılarda görevli kurul üyelerinin tamamının toplantılara katılması, geçerli mazereti olup toplantıya katılamayacak olanların toplantı gün ve saatinden önce bilgi vermeleri,

15-Personelin kullanacağı yıllık izinler için yıllık izin planlarının yapılarak hizmetlerin aksatılmadan yürütülmesinin sağlanması ve kurumlarda hizmet verecek yeterli sayıda personelin sürekli olarak bulundurulması, personel izinleri alınırken zamanında ve usulüne uygun olarak alınması, makamdan ıslak imzalı izin onayı almadan izne çıkılmaması, sağlık raporlarının zamanında makama ulaştırılması, kendisi veya refakatçı olarak tedavi amacıyla sağlık kurumlarına sevk edilen personelin ilgili sağlık biriminden sevk edildiğine dair belgelerin ibraz edilmesinin sağlanması, ayrıca İlçe İdare Şube Başkanlarının emrinde çalıştırdıkları personellerin kamu yararına daha verimli olmalarına gayret etmeleri,

16-Evrakların takibinin evrak memurları vasıtasıyla yapılması, vatandaş eline resmi evrak verilip evrak takipçiliğinin yaptırılmaması,

17-Engelli vatandaşların kamu hizmetlerine daha rahat ulaşabilmesi için kamu binalarındaki düzenlemelerin biran önce bitirilmesi,

18-Kamuya ait hizmet binalarının yangın, hırsızlık ve sabotajlardan korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınması,

19-Başbakanlık Bilgi İletişim Merkezi (BİMER) sistemi ile ilgili olarak kurumlarca belirlenip Kaymakamlığımızca kullanıcı adı ve şifresi verilen personelin günlük düzenli olarak sisteme girip başvuruları almalarının daire amirlerince takibinin titizlikle yapılması,

20-İlçe İdare Şube Başkanlarının ellerinde her zaman kurumları ile ilgili envanter bilgileri bulunması ve her altı ayda bir bu bilgileri güncellemeleri

21-30 Mart 2014 tarihinde yapılan Mahalli İdareler Seçimleri ile bazı Köy Muhtarlarının değişmesinden dolayı ilk defa ve tekrar seçilen Köy Muhtarlarına İlçe İdare Şube Başkanları tarafından kurumların köye yönelik iş ve işlemleri ile ilgili eğitimlerin verilmesi,

22-Aile Hekimlerinin gezici hizmetlerinde daha özveri ve duyarlılık göstermeleri, planlanarak gidilecek yerleşim yerine gitmeden bir gün önce Muhtar aracılığı ile vatandaşa bilgi verilerek vatandaşın tedavi hizmetinden faydalanmasının sağlanması,

23-İlçemizdeki okullarda İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçe Jandarma tarafından, İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile koordineli çalışarak trafik, kötü alışkanlıklardan sakınma yönünde eğitimler verilerek öğrencilerin bilinçlendirilmesi,

24-İlçe Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü ve Toplum Sağlığı Merkezi işbirliğinde güvenli gıda kullanımı ve sağlıklı yaşam için ticari faaliyet yürütülen işletmeler ve kamu kurumlarında gerekli kontrol ve denetimlerin sürekli olarak yapılması

25-Pansiyon, yurt vs. toplu olarak kalınan yerlerde rehber öğretmenlerimiz ve belletmen olarak kalan idareci ve öğretmenlerimiz aracılığıyla zaman zaman öğrencilerimize yönelik rehabilitasyona yönelik eğitimler verilmesine devam edilmesine ve ayrıca bu yerlerde kalan öğrencilerimizin sıkıntılarını yerinde tespit etmek ve çözüm üretmek amaçlı olarak denetim amaçlı ziyaretlerin arttırılması,

26-Bu toplantıda alınan kararların toplantıya katılan tüm kurum kuruluşlara dağıtılmasına ve kendi sorumluluğunda ve koordinesinde olan işler için biran evvel gerekli girişimlerin başlatılmasına bir örneğinin Valilik Makamına bilgi olarak gönderilmesine karar verilmiştir.